Faktury to jeden z najważniejszych dokumentów firmowych. Ich skrupulatne przechowywanie oraz łatwy dostęp do tych zarchiwizowanych ułatwia załatwienie wielu finansowych spraw. Gospodarka finansowa firmy, a przede wszystkim zarządzanie nią to bardzo silny filar, decydujący o sukcesie przedsiębiorstwa.

Łatwy i czytelny dostęp do dokumentacji finansowej umożliwia wykonanie istotnych analiz ekonomicznych, bilansów zysków i strat, a także wdrażanie nowych strategii finansowych oraz planowanie inwestycji. Bałagan w fakturach to jeden z najczęściej występujących powód błędów rozliczeniowych, które mogą bardzo kosztować firmę. Co zatem zrobić, aby zagwarantować sobie pewności i spokój związany z dostępem do dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa?

Jedną z możliwości jest zatrudnienie księgowej, która będzie skrupulatnie sortować dokumenty, układać je chronologicznie w segregatorach i składać w archiwum. Rozwiązanie to praktykuje wciąż jeszcze wiele firm, zwłaszcza tych z wieloletnim stażem i przywiązaniem do tradycji. Warto jednak skorzystać ze zdobyczy technologii i zapoznać się z nowoczesnymi rozwiązaniami zarządzania fakturami.

Efektywne zarządzanie fakturami – co to oznacza?

Sprawny obieg dokumentów finansowych w firmie, łatwy dostęp do faktur archiwalnych oraz szybka akceptacja czy też skuteczne monitowanie zaległych płatności to podstawa efektywnego zarządzani finansami. Nowoczesne rozwiązania do ewidencjonowania faktur wychodzących, a także napływających faktur kosztowych, pozwalające na ich efektywny obieg w organizacji, to gwarancja płynności finansowej firmy. Jako że faktury należą do najpopularniejszych dokumentów rozliczeniowych każdej działalności, to one właśnie mają bezpośredni wpływ na kondycję, a przede wszystkim płynność finansową firmy.

Nowoczesne systemy efektywnego zarządzania finansami

Nowoczesne oprogramowania, systemy czy też aplikacje do zarządzania fakturami umożliwiają wprowadzanie do systemu każdego napływającego do firmy dokumentu, z uwzględnieniem różnych parametrów. Dzięki zdefiniowanym ścieżkom obiegu, faktury po wprowadzeniu do systemu przekazywane są do odpowiednich działów/odbiorców. W trakcie ścieżki obiegu faktury są dekretowane, akceptowane, opiniowane oraz przekazywane do płatności. Możliwe jest również zaprojektowania specjalnego modułu, który będzie przypominał o zbliżających się terminach płatności, co dotyczy nie tylko faktur kosztowych, ale również faktur sprzedażowych. Takie rozwiązanie wspomaga skuteczną realizację polityki windykacyjnej firmy.

Dlaczego warto zainwestować w indywidualny system zarządzani fakturami?

Może Ci się wydawać, że jeżeli w swojej firmie posiadasz profesjonalny dział księgowy, zajmujący się finansami, a także system CRM zarządzający sprzedażą, nie ma potrzeby tego zmieniać i inwestować w nowe rozwiązania. Oczywiście nie musisz tego robić. Jeżeli jednak chcesz mieć stały wgląd w finanse, cenisz sobie oszczędność czasu, oraz nowoczesne, intuicyjne rozwiązania to jest właśnie dla Ciebie.

Indywidualnie zaprojektowany system zarządzania fakturami pozwoli Ci bez wstawania od biurka przeanalizować sytuację finansową firmy, dotrzeć do archiwalnych faktur oraz stale czuwać nad płatnościami. Dodatkowo możesz wybrać takie rozwiązania, które najlepiej sprawdzą się w Twojej firmie i w Twojej branży. Zamawiając wykonanie spersonalizowanego systemu zarządzani fakturami, możesz wybierać sposób takich funkcji jak:

  • wielostopniowe opisywanie faktu z uwzględnieniem różnych parametrów
  • zastosowanie OCR podczas skanowania i wprowadzania faktur do systemu
  • autoryzacja kosztowa
  • wyróżnianie faktur ze względu na ich kwotę
  • wykorzystanie aplikacji mobilnej do opisywania oraz rejestracji faktur
  • integracja z systemem finansowo-księgowym
  • kontrola etapu realizacji danej faktury

Korzyści płynące z wdrożenia systemu zarządzania fakturami w Twojej firmie

Jakie realne korzyści może przynieść Ci wdrożenie nowoczesnego systemu zarządzania fakturami w firmie? Przede wszystkim bezpieczeństwo Twoich dokumentów finansowych. Nawet jeżeli z jakiegoś powodu papierowa wersja dokumentu ulegnie zniszczeniu, czy zgubieniu, w systemie znajdą się wszystkie niezbędne dane. Efektywne zarządzanie fakturami pomoże Ci poprawić płynność finansową oraz skutecznie czuwać nad zobowiązaniami firmy. Dostęp do danych finansowych firmy oraz możliwość ich łatwej analizy jest też bardzo przydatna podczas planowania inwestycji. W prosty sposób możesz przeanalizować na ile możesz sobie pozwolić, a także, w rozwój jakiej gałęzi Twojej działalności warto zainwestować.

Sprawny obieg dokumentów zwłaszcza faktur niweluje również wiele codziennych, trywialnych problemów, takich jak niedostarczenie faktury na biurko prezesa do akceptacji i płatności, czy też przekazanie faktury nie tej osobie, co trzeba. Nawet w największych i nowoczesnych firmach zdarza się, że zawodzi czynnik ludzki, dlatego, jeżeli można, warto stawiać na rozwiązania, które pozwolą uniknąć problematycznych sytuacji.